Ein funktionierender E-Rechnungsprozess hängt nicht allein von der eingesetzten Software ab. Auch Verantwortlichkeiten, Freigaben und der Umgang mit Ausnahmen müssen geregelt sein. Werden Rechnungsdaten automatisch zwischen Systemen übertragen, können Schwachstellen an mehreren Stellen entstehen.
Ein strukturiertes Kontrollkonzept verbindet daher IT-gestützte Prüfungen mit organisatorischen Maßnahmen. Es schafft Transparenz darüber, wer welche Aufgaben übernimmt und wie kritische Verarbeitungsschritte abgesichert werden.
Kontrollkonzept für den gesamten E-Rechnungsablauf entwickeln
Das interne Kontrollsystem sollte alle wesentlichen Stationen einer elektronischen Rechnung berücksichtigen. Vom Eingang über Prüfung und Freigabe bis zu Buchung und Archivierung sind geeignete Kontrollpunkte festzulegen.
Grundlage sind eindeutige Zuständigkeiten und eine verständliche Prozessdokumentation. Darin sollten beteiligte Systeme, Schnittstellen, Verantwortliche sowie die jeweils vorgesehenen Kontrollhandlungen beschrieben werden.
Technische Kontrollen mit organisatorischen Regeln verzahnen
Automatisierte Prüfungen können beispielsweise Pflichtangaben, Datenstrukturen, Dubletten und definierte Plausibilitäten kontrollieren. Sie sind besonders für standardisierte Prüfungen geeignet, decken aber nicht jeden fachlichen Sachverhalt ab.
Für solche Fälle braucht es klare manuelle Prüf- und Freigaberegeln. Betragsgrenzen, Vertretungen und definierte Verantwortlichkeiten unterstützen eine einheitliche Bearbeitung.
Abhängig von der Risikobewertung kann eine zusätzliche Prüfung durch eine zweite Person als Vier-Augen-Kontrolle vorgesehen werden.
Wirksamkeit der Kontrollen nachweisbar machen
Ein Kontrollkonzept sollte auch regeln, wie die Durchführung wichtiger Maßnahmen belegt wird. Nachweise über Prüfungen und Freigaben tragen dazu bei, den tatsächlichen Ablauf später nachvollziehen zu können.
Stammdaten und Systemeinstellungen sollten nur durch angemessen berechtigte Personen geändert werden. Rollen und Zugriffsrechte sind regelmäßig zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen.
Zusätzlich müssen die steuerlichen Aufbewahrungsanforderungen für E-Rechnungen berücksichtigt werden. Die jeweils geltende Fassung der GoBD ist deshalb ein relevanter Rahmen für digitale Rechnungsprozesse.
FAQ zum Kontrollkonzept für E-Rechnungen
Was ist ein Kontrollkonzept für E-Rechnungen?
Es beschreibt organisatorische und technische Maßnahmen, mit denen Risiken im digitalen Rechnungsprozess kontrolliert und ordnungsgemäße Abläufe unterstützt werden.
Welche technischen Kontrollen sind möglich?
Möglich sind unter anderem Format-, Pflichtfeld-, Dubletten-, Plausibilitäts- und Schnittstellenprüfungen. Die Auswahl sollte sich am konkreten Prozess orientieren.
Welche Rolle spielen manuelle Freigaben?
Sie ergänzen automatisierte Kontrollen dort, wo fachliche Entscheidungen, Ausnahmen oder besondere Risiken eine persönliche Prüfung erforderlich machen.
Was sollte bei Stammdaten beachtet werden?
Änderungen sollten nachvollziehbar und angemessen geschützt erfolgen. Zugriffsrechte auf Stammdaten sind auf notwendige Personen zu begrenzen.
Fazit
Ein Kontrollkonzept für E-Rechnungen verbindet technische Prüfungen mit organisatorischer Verantwortung. Werden Kontrollen, Freigaben, Berechtigungen und Nachweise abgestimmt gestaltet, entsteht ein belastbares IKS. Damit lassen sich digitale Rechnungsabläufe strukturiert und nachvollziehbar absichern.
Hinweis: Dieser Beitrag wurde mit Unterstützung von künstlicher Intelligenz erstellt und fachlich redaktionell geprüft.
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