Elektronische Rechnungen werden häufig über automatisierte Workflows verarbeitet. Das spart manuelle Arbeit, setzt jedoch voraus, dass Datenübernahmen, Prüfungen und Freigaben zuverlässig funktionieren. Fehlerhafte Konfigurationen oder unklare Verantwortlichkeiten können die Qualität des Gesamtprozesses beeinträchtigen.
Ein internes Kontrollsystem schafft verbindliche Kontrollpunkte und ordnet Verantwortlichkeiten zu. Damit können Unternehmen Risiken gezielt adressieren und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen nachvollziehbar gestalten.
Internes Kontrollsystem am Rechnungsablauf ausrichten
Kontrollen sollten sämtliche wesentlichen Prozessphasen erfassen. Dazu zählen der Eingang der E-Rechnung, ihre technische und fachliche Verarbeitung, die Freigabe, die Verbuchung sowie die Aufbewahrung.
Für einen transparenten Ablauf sind Rollen und Verantwortlichkeiten eindeutig festzulegen. Eine aktuelle Prozessdokumentation sollte außerdem beteiligte IT-Systeme, Schnittstellen und die jeweiligen Kontrollschritte beschreiben.
Automatische und persönliche Prüfungen sinnvoll aufteilen
Standardisierte Kontrollen lassen sich häufig technisch umsetzen. Systeme können beispielsweise Pflichtangaben, Datenformate, Dubletten und bestimmte Plausibilitäten automatisiert prüfen.
Nicht jeder Sachverhalt lässt sich jedoch durch Regeln abbilden. Deshalb sollten Unternehmen festlegen, wann eine manuelle fachliche Kontrolle oder eine zusätzliche Freigabe erforderlich ist. Vertretungsregelungen unterstützen die kontinuierliche Bearbeitung.
Bei erhöhtem Risiko kann das Vier-Augen-Prinzip einen zusätzlichen Kontrollschritt innerhalb des Freigabeprozesses darstellen.
Kontrollnachweise und Berechtigungen regelmäßig prüfen
Die Wirksamkeit eines IKS hängt von seiner tatsächlichen Anwendung ab. Wesentliche Prüfungen und Genehmigungen sollten daher in geeigneter Form dokumentiert werden, damit der Prozess nachvollziehbar bleibt.
Ebenso wichtig ist die Kontrolle von Stammdaten, Systemeinstellungen und Benutzerrechten. Berechtigungen sollten entsprechend der Aufgaben vergeben und regelmäßig auf ihre Angemessenheit überprüft werden.
Für die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen gelten steuerliche Vorgaben. Bei digitalen Prozessen sind deshalb auch die GoBD in der jeweils geltenden Fassung zu berücksichtigen.
FAQ zur Kontrolle von E-Rechnungsprozessen
Welche Ziele verfolgt ein internes Kontrollsystem?
Es unterstützt ordnungsgemäße, verlässliche und nachvollziehbare Geschäftsprozesse durch geeignete organisatorische und technische Maßnahmen.
Welche Prüfungen können Systeme automatisch durchführen?
Je nach Lösung sind unter anderem Prüfungen von Pflichtangaben, Datenformaten, Dubletten und definierten Plausibilitäten möglich.
Warum sind Vertretungsregelungen wichtig?
Sie sorgen dafür, dass Prüfungen und Freigaben auch bei Abwesenheiten durch zuständige Personen durchgeführt werden können.
Welche Zugriffe sollten kontrolliert werden?
Besonders relevant sind Zugriffe auf Rechnungsdaten, Stammdaten und Systemeinstellungen. Berechtigungen sollten angemessen begrenzt und regelmäßig überprüft werden.
Fazit
E-Rechnungsprozesse lassen sich wirksam kontrollieren, wenn technische und organisatorische Maßnahmen gemeinsam betrachtet werden. Ein internes Kontrollsystem definiert Prüfungen, Rollen und Nachweise entlang des gesamten Ablaufs. So werden digitale Rechnungsprozesse verlässlicher und transparenter.
Hinweis: Dieser Beitrag wurde mit Unterstützung von künstlicher Intelligenz erstellt und fachlich redaktionell geprüft.
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