Mit elektronischen Rechnungen werden klassische Papierabläufe durch digitale Prozessketten ersetzt. Viele Arbeitsschritte erfolgen automatisch oder systemgestützt. Dadurch ändern sich auch die Anforderungen an interne Kontrollen, denn Risiken entstehen zunehmend an Schnittstellen, in Berechtigungskonzepten und digitalen Freigaben.
Ein nachvollziehbares internes Kontrollsystem berücksichtigt diese Besonderheiten. Es verbindet klare organisatorische Vorgaben mit technischen Prüfungen und schafft Transparenz über den tatsächlichen Ablauf der Rechnungsverarbeitung.
Kontrollsystem an digitale Rechnungsprozesse anpassen
Die Ausgestaltung sollte den vollständigen Prozess abdecken. Empfang, Verarbeitung, Prüfung, Genehmigung, Buchung und Aufbewahrung elektronischer Rechnungen sind dabei als miteinander verbundene Schritte zu betrachten.
Zuständigkeiten müssen eindeutig festgelegt und dokumentiert werden. Zusätzlich sollte eine Prozessbeschreibung zeigen, welche IT-Systeme beteiligt sind, wie Daten übertragen werden und wo konkrete Kontrollen stattfinden.
Technische Prüfungen durch fachliche Kontrollen absichern
Automatisierte Funktionen können standardisierte Prüfungen übernehmen, etwa die Kontrolle von Pflichtangaben, Datenformaten, Dubletten oder definierten Plausibilitätskriterien. Sie ersetzen jedoch nicht jede fachliche Entscheidung.
Manuelle Prüfungen sollten deshalb für relevante Ausnahmen und besondere Risiken vorgesehen sein. Klare Freigabestufen und Vertretungsregelungen helfen, die Bearbeitung einheitlich und kontrolliert fortzuführen.
Je nach Bedeutung des Vorgangs kann eine zweite unabhängige Prüfung im Rahmen des Vier-Augen-Prinzips sinnvoll sein.
Nachvollziehbarkeit durch dokumentierte Kontrollen schaffen
Ein Kontrollsystem ist nur belastbar, wenn seine Maßnahmen tatsächlich umgesetzt werden. Wesentliche Prüfungen und Freigaben sollten daher in geeigneter Weise dokumentiert und später nachvollziehbar sein.
Auch Stammdatenänderungen und Systemkonfigurationen können den Rechnungsprozess beeinflussen. Zugriffsrechte sollten daher bedarfsgerecht vergeben und regelmäßig auf ihre Angemessenheit überprüft werden.
Bei elektronischen Rechnungen sind zudem die steuerlichen Vorgaben für die Aufbewahrung zu beachten. Die GoBD in der jeweils geltenden Fassung sollten in die Gestaltung digitaler Abläufe einbezogen werden.
FAQ zu sicheren E-Rechnungen und internem Kontrollsystem
Was macht ein internes Kontrollsystem nachvollziehbar?
Klare Prozessbeschreibungen, definierte Verantwortlichkeiten und dokumentierte Prüf- und Freigabeschritte tragen dazu bei, den tatsächlichen Ablauf transparent darzustellen.
Welche Kontrollen sind bei Schnittstellen wichtig?
Schnittstellen sollten so überwacht werden, dass Übertragungsfehler oder unvollständige Daten erkannt werden können. Die konkrete Kontrolle hängt vom jeweiligen Systemverbund ab.
Sind manuelle Prüfungen trotz Automatisierung erforderlich?
Ja, insbesondere bei fachlichen Ausnahmen oder Sachverhalten, die sich nicht zuverlässig durch standardisierte Regeln beurteilen lassen.
Wie können unbefugte Änderungen reduziert werden?
Angemessene Rollen- und Berechtigungskonzepte sowie regelmäßige Überprüfungen der Zugriffe helfen, nicht autorisierte Änderungen zu begrenzen.
Fazit
Sichere E-Rechnungen setzen ein internes Kontrollsystem voraus, das digitale Prozessrisiken berücksichtigt. Technische Prüfungen, fachliche Kontrollen und klare Verantwortlichkeiten sollten miteinander verbunden werden. Dokumentierte Nachweise schaffen zusätzlich die erforderliche Transparenz im Rechnungsablauf.
Hinweis: Dieser Beitrag wurde mit Unterstützung von künstlicher Intelligenz erstellt und fachlich redaktionell geprüft.
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