Die E-Rechnung verändert das Rechnungswesen zwischen Unternehmen grundlegend. Seit dem 1. Januar 2025 gelten in Deutschland neue Vorgaben für inländische B2B-Umsätze.
Für die Ausstellung bestehen jedoch Übergangsregelungen. Unternehmen sollten diese Zeit nicht nur als Aufschub betrachten. Ein frühzeitiger Systemcheck hilft, technische und organisatorische Schwachstellen vor dem verpflichtenden Einsatz zu erkennen.
E-Rechnung 2026: Welche Übergangsfristen gelten?
Grundsätzlich müssen Unternehmen seit 2025 den Empfang von E-Rechnungen ermöglichen. Für die Ausstellung anderer Rechnungen gelten nach § 27 UStG zeitlich begrenzte Übergangsregelungen.
Bis Ende 2026 können Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen. Für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro besteht eine weitere Übergangsregelung bis Ende 2027.
Spätestens ab 2028 greifen die neuen Anforderungen umfassender. Deshalb sollten Unternehmen ihre Prozesse bereits 2026 überprüfen.
Was sollte der Systemcheck umfassen?
Schnittstellen und Datenqualität prüfen
Eine E-Rechnung enthält strukturierte elektronische Daten. Unternehmen sollten deshalb prüfen, ob ERP-, Buchhaltungs- und Dokumentenmanagementsysteme die erforderlichen Formate zuverlässig verarbeiten.
Ebenso wichtig sind funktionierende Schnittstellen. Medienbrüche oder manuelle Übertragungen können Fehler verursachen und effiziente Prozesse verhindern.
Kontroll- und Archivierungsprozesse anpassen
Auch interne Kontrollen gehören auf den Prüfstand. Zuständigkeiten für Rechnungseingang, Freigabe und Verarbeitung sollten eindeutig geregelt sein.
Außerdem müssen Unternehmen die steuerlichen Aufbewahrungsvorgaben berücksichtigen. Die Verarbeitung und Archivierung sollte daher frühzeitig in bestehende Verfahrensabläufe integriert werden.
FAQ zur E-Rechnung
Was gilt als E-Rechnung?
Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. Das Format ermöglicht eine elektronische Verarbeitung.
Reicht eine PDF-Rechnung aus?
Nein. Eine einfache PDF-Datei gilt nach den neuen umsatzsteuerlichen Vorgaben nicht als E-Rechnung.
Müssen Unternehmen 2026 E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Für inländische Unternehmen besteht die grundsätzliche Empfangspflicht bereits seit dem 1. Januar 2025.
Warum ist ein Systemcheck 2026 sinnvoll?
Unternehmen können technische Probleme und Prozesslücken erkennen, solange für die Rechnungsausstellung noch Übergangsregelungen bestehen.
Fazit
Die E-Rechnung 2026 bietet Unternehmen die Chance, ihre Rechnungsprozesse rechtzeitig auf den Prüfstand zu stellen. Besonders wichtig sind Systeme, Schnittstellen, Kontrollen und Archivierung. Wer die Übergangsfrist gezielt nutzt, kann spätere Umstellungen strukturierter vorbereiten.
Hinweis: Dieser Beitrag wurde mit Unterstützung von künstlicher Intelligenz erstellt und fachlich redaktionell geprüft.
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