Die Einführung der E-Rechnung stellt neue Anforderungen an die digitale Rechnungsverarbeitung. Seit Anfang 2025 gelten für inländische Geschäfte zwischen Unternehmen neue Vorgaben, die das Rechnungswesen dauerhaft verändern.
Bei der Ausstellung gelten allerdings noch Übergangsregelungen. Für Unternehmen entsteht dadurch ein wertvolles Zeitfenster. Ein technischer Check im Jahr 2026 kann zeigen, ob ERP, Buchhaltung und Archivierung für strukturierte elektronische Rechnungsdaten ausreichend vorbereitet sind.
E-Rechnung 2026: Welche Fristen müssen Unternehmen kennen?
Seit 2025 müssen Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für andere Formen der Rechnungsausstellung enthält § 27 UStG befristete Übergangsregelungen.
Bis zum Ende des Jahres 2026 können unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin sonstige Rechnungen ausgestellt werden. Bei Rechnungsausstellern mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz besteht eine zusätzliche Übergangsregelung bis Ende 2027.
Spätestens 2028 gewinnen die neuen Vorgaben umfassender an Bedeutung. Unternehmen sollten deshalb nicht bis zum Ende der Übergangszeit warten, sondern ihre Systeme frühzeitig kontrollieren.
Was gehört zu einem technischen E-Rechnungs-Check?
ERP und Buchhaltungssoftware auf Formate prüfen
Strukturierte Daten sind ein wesentliches Merkmal der E-Rechnung. ERP-Systeme, Buchhaltungsprogramme und Dokumentenmanagementlösungen müssen die benötigten Formate deshalb zuverlässig verarbeiten können.
Gleichzeitig sollten Unternehmen testen, ob Daten zwischen den eingesetzten Anwendungen ohne unnötige Zwischenschritte übertragen werden. Medienbrüche und manuelle Eingaben können Fehler fördern und automatisierte Abläufe behindern.
Kontrollen und digitale Ablage einbeziehen
Ein Systemcheck sollte nicht bei der Software enden. Ebenso wichtig sind klare interne Regeln für Rechnungseingang, Prüfung, Freigabe und weitere Bearbeitung.
Auch die Archivierung muss die steuerlichen Aufbewahrungsanforderungen berücksichtigen. Unternehmen sollten daher prüfen, wie elektronische Rechnungen verarbeitet und anschließend nachvollziehbar in vorhandene Verfahrensabläufe eingebunden werden.
FAQ zur E-Rechnung
Was gilt als E-Rechnung?
Eine E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. Dadurch ist eine elektronische Weiterverarbeitung möglich.
Ist eine einfache PDF-Datei eine E-Rechnung?
Nein. Eine gewöhnliche PDF-Rechnung erfüllt nach den neuen umsatzsteuerlichen Vorgaben nicht die Anforderungen an eine E-Rechnung.
Müssen Unternehmen 2026 E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Für inländische Unternehmen besteht die grundsätzliche Pflicht zum Empfang bereits seit dem 1. Januar 2025.
Warum sollte der ERP-Check nicht aufgeschoben werden?
Früh erkannte technische oder organisatorische Probleme lassen sich während der Übergangsphase meist strukturierter beheben als kurz vor dem umfassenderen Pflichtbetrieb.
Fazit
Die E-Rechnung 2026 macht einen gründlichen Blick auf ERP, Buchhaltung und Dokumentenmanagement sinnvoll. Unternehmen, die Systeme, Schnittstellen und Kontrollabläufe früh testen, schaffen eine bessere Grundlage für die nächsten Umstellungsschritte.
Hinweis: Dieser Beitrag wurde mit Unterstützung von künstlicher Intelligenz erstellt und fachlich redaktionell geprüft.
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